Kommunikation i projekt = Kommunikationsplan?

”I mitt projekt tycker man inte att kommunikation är viktigt!” sa en god vän till mig häromdagen. Min spontana reaktion är förstås ”HUR kan man tycka att kommunikation INTE är viktigt i ett projekt?” Jag menar att projekt inte fungerar utan att vi kommunicerar, det är ju det allt bygger på. Jag tänker förstås på de här klassiska kraven på vad som är ett projekt: Det är unikt, ofta med en viss grad av komplexitet, och det är en grupp av människor med unik (och ofta helt olika) kompetens som behövs för att lösa uppgiften. Uppgiften kan inte lösas utan att vi kommunicerar och hittar lösningen tillsammans. Alltså måste vi kommunicera med varandra. Lätt som en plätt! Eller?

Vid närmare eftertanke tror jag att just detta handlade om att man rationaliserat bort framtagning av en kommunikationsplan. Kanske var det till och med så att man satt ett likhetstecken mellan projektkommunikation och kommunikationsplan?

Det är lätt att fastna i kommunikationsplanen. Den har en tendens att bli svårhanterlig, och i somliga fall blir den arkiverad i samma ögonblick som man skrivit in det sista. För att sedan aldrig  öppnas igen.

Men utan plan ingen riktning, vilket i det här sammanhanget får som konsekvens att alla gör som de vill. Och om vi har 25 personer som gör som de vill, hur blir det då? Eller om vi har 10 som fixar egna lösningar?

Gör en enkel plan

Men vad ska egentligen en kommunikationsplan innehålla? Flera av de kommersiella projektmodellerna tillhandahåller mallar för att utforma en kommunikationsplan. Det är de vanliga frågorna som ska besvaras: vem behöver veta vad, när ska det ske, hur ska det kommuniceras, är det återkommande och varför ska det kommuniceras om just detta.  Det är lätt att det blir en lång tabell med en massa information som ingen sedan orkar ta tag i. Ofta liknar uppgivenheten den som ibland kan kännas när man gjort en omfattande riskanalys. Alla är så lättade över att man i alla fall gjort en, men få (ingen?) orkar följa upp och underhålla analysen.

Några tips på vägen är att hålla det enkelt och undvika att falla ner i detaljer. Följ upp och justera det som behövs, städa upp och rensa bort i planen när det är något som ändrats. Kom också ihåg att kommunikationen ofta är tvåvägs: målgruppen är ofta både avsändare och mottagare av information.

Glöm inte bort intern kommunikation!

Min erfarenhet är att vi ofta är sämre på att beskriva den interna kommunikationen inom projektet. Vi vet att det är viktigt att andra får reda på vad vi gör i projektet och prioriterar därför det, när vi väl gör en plan. Men lika viktigt är det att vi har koll på våra egna interna möten.

Vilka möten behövs för att styra och följa upp projektet? Vilka möten behövs för att projektets medlemmar ska må bra och få chans att lära känna varandra? Behövs extra informationsmöten? Vilka borde bjudas in till sådana? Hur ska du som projektledare hålla koll på hur dina medarbetare mår? Individuella möten? Hur ofta då? Tar ni det på distans för att ni sitter på olika ställen? Vilket språk är det som gäller? Gäller det alltid, i alla sammanhang eller är det beroende på? Var ska planer och annan viktig projektdokumentation göras tillgängliga? Följer det med automatisk versionshantering?

Det är många frågor att ta ställning till. Fler förslag och exempel hittar du i min första bok: Projektkommunikation – så får du den att fungera! Boken utsågs till Årets Projektledarbok 2013.

Kom också ihåg att det jag tagit upp här är bara en plan. Sen gäller det att följa den och utföra, och att justera och anpassa till de förändringar som sker eller till hur mottagandet av informationen blev. Och då kommer vi in på beteendet, både hos oss som leder projektet och hos medarbetarna.

 

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *